nrc.next, 20 oktober 2008
Hoe krijg ik mijn administratie weer op orde?
Hoge stapels papieren. Naast het bureau, los in de kasten en op allerlei andere plekken in het huis. Dat treft Astrid de Beus, administratieadviseur te Nietap, vaak aan bij zelfstandig ondernemers die moeite hebben hun administratie op orde te houden.
Door Steven de Jong
„Belangrijke papieren zijn regelmatig zoek, afspraken worden gemist en het overzicht op de financiën ontbreekt”, zo is haar ervaring. Zijn administratieve brekebenen nog te redden? Ja, maar er is wel wat discipline en actiegerichtheid voor nodig.
Tip 1: Direct opbergen
De Beus: „Beslis direct als je papier binnen krijgt wat je ermee moet doen. Als je er niks mee moet, gooi het dan direct weg.” Ook voor Van Olst, belastinghulp bij de CNV Vakcentrale, is dit een gouden regel. „Hup, nieten en tussen die tabbladen stoppen. Meteen en niet morgen.” Kom je papier tegen met acties die je binnen twee minuten kunt afhandelen? „Doe dit dan direct”, zegt De Beus stellig. Krijg je post waar een actie aan zit die je niet meteen kunt uitvoeren? „Zet dat dan op een takenlijst”, adviseert De Beus. „Gebruik in ieder geval een maandvervalmap en een dagvervalmap voor belangrijke papieren, zodat je ze op de datum dat je ze nodig hebt kunt terugvinden.”
Tip 2: Bundel projectinformatie
Waak er voor dat je brieven en facturen niet op één hoop gooit met informatie van je werk. Maak voor grote projecten één map aan met tabbladen. „Dan heb je alle informatie bij de hand als je naar een klant moet”, aldus De Beus. Belangrijke papieren die zelfs niet op deze manier ingedeeld kunnen worden, horen volgens de administratieadviseur thuis in een aparte archiefmap.
Tip 3: Toets aan de eisen van de Belastingdienst
De Belastingdienst legt particulieren en ondernemers geen standaarden op voor hoe zij hun administratie moeten inrichten. Particulieren hoeven volgens de wet zelfs helemaal geen administratie bij te houden. De dienst heeft voor ondernemers twee handige brochures geschreven: 'Uw bedrijf en het afrekensysteem' en ‘Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht'. Daarin legt de organisatie niet de nadruk op de inrichting, maar op de controleerbaarheid van de administratie.
Enkele vragen waar je je administratie aan kunt toetsen zijn: „Gebruikt u een doorlopende nummering op uw facturen? Worden de gegevens op zo’n manier bewaard en veiliggesteld dat tijdens een controle kan worden herleid hoe die gegevens tot stand zijn gekomen? Zijn de gegevens ook na verloop van tijd binnen een redelijke termijn (re)produceerbaar?”
De hoofdeis van de Belastingdienst is dat uit je administratie moet blijken hoeveel btw je verschuldigd bent. Dat geldt dus niet voor particulieren in loondienst. Het meest concreet is de Belastingdienst over de soorten ondernemingsgegevens. „Per tijdvak bewaart u inkomende en uitgaande facturen. En gegevens over ontvangsten, uitgaven en privégebruik van goederen en diensten.”
Staat de Belastinginspecteur op de stoep en is je administratie nog steeds een bende? Vrees dan niet het ergste. Volgens Jelle Stelpstra, vennoot bij een administratiekantoor in Goudswaard, toont de inspecteur in dit soort situaties „nog best enige coulance”. Ook Van Olst kent de afwikkeling van wat hij de „paniekgevallen” noemt. Mensen die bijvoorbeeld een brief krijgen waarin staat dat ze tienduizend euro moeten terugbetalen. In de praktijk valt er volgens hem dan nog best wat te regelen. „Belastinginspecteurs zijn ook gewoon mensen.” Sharon Bartels, woordvoerster van de Belastingdienst, wil hierover kwijt dat ondernemers er beter aan doen zelf „op tijd aan de bel te trekken” als het mis dreigt te gaan. (Foto Foto Rick Rindertsma)
Hoe krijg ik mijn administratie weer op orde?
Hoge stapels papieren. Naast het bureau, los in de kasten en op allerlei andere plekken in het huis. Dat treft Astrid de Beus, administratieadviseur te Nietap, vaak aan bij zelfstandig ondernemers die moeite hebben hun administratie op orde te houden.
Door Steven de Jong
„Belangrijke papieren zijn regelmatig zoek, afspraken worden gemist en het overzicht op de financiën ontbreekt”, zo is haar ervaring. Zijn administratieve brekebenen nog te redden? Ja, maar er is wel wat discipline en actiegerichtheid voor nodig.
Tip 1: Direct opbergen
De Beus: „Beslis direct als je papier binnen krijgt wat je ermee moet doen. Als je er niks mee moet, gooi het dan direct weg.” Ook voor Van Olst, belastinghulp bij de CNV Vakcentrale, is dit een gouden regel. „Hup, nieten en tussen die tabbladen stoppen. Meteen en niet morgen.” Kom je papier tegen met acties die je binnen twee minuten kunt afhandelen? „Doe dit dan direct”, zegt De Beus stellig. Krijg je post waar een actie aan zit die je niet meteen kunt uitvoeren? „Zet dat dan op een takenlijst”, adviseert De Beus. „Gebruik in ieder geval een maandvervalmap en een dagvervalmap voor belangrijke papieren, zodat je ze op de datum dat je ze nodig hebt kunt terugvinden.”
Tip 2: Bundel projectinformatie
Waak er voor dat je brieven en facturen niet op één hoop gooit met informatie van je werk. Maak voor grote projecten één map aan met tabbladen. „Dan heb je alle informatie bij de hand als je naar een klant moet”, aldus De Beus. Belangrijke papieren die zelfs niet op deze manier ingedeeld kunnen worden, horen volgens de administratieadviseur thuis in een aparte archiefmap.
Tip 3: Toets aan de eisen van de Belastingdienst
De Belastingdienst legt particulieren en ondernemers geen standaarden op voor hoe zij hun administratie moeten inrichten. Particulieren hoeven volgens de wet zelfs helemaal geen administratie bij te houden. De dienst heeft voor ondernemers twee handige brochures geschreven: 'Uw bedrijf en het afrekensysteem' en ‘Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht'. Daarin legt de organisatie niet de nadruk op de inrichting, maar op de controleerbaarheid van de administratie.
Enkele vragen waar je je administratie aan kunt toetsen zijn: „Gebruikt u een doorlopende nummering op uw facturen? Worden de gegevens op zo’n manier bewaard en veiliggesteld dat tijdens een controle kan worden herleid hoe die gegevens tot stand zijn gekomen? Zijn de gegevens ook na verloop van tijd binnen een redelijke termijn (re)produceerbaar?”
De hoofdeis van de Belastingdienst is dat uit je administratie moet blijken hoeveel btw je verschuldigd bent. Dat geldt dus niet voor particulieren in loondienst. Het meest concreet is de Belastingdienst over de soorten ondernemingsgegevens. „Per tijdvak bewaart u inkomende en uitgaande facturen. En gegevens over ontvangsten, uitgaven en privégebruik van goederen en diensten.”
Staat de Belastinginspecteur op de stoep en is je administratie nog steeds een bende? Vrees dan niet het ergste. Volgens Jelle Stelpstra, vennoot bij een administratiekantoor in Goudswaard, toont de inspecteur in dit soort situaties „nog best enige coulance”. Ook Van Olst kent de afwikkeling van wat hij de „paniekgevallen” noemt. Mensen die bijvoorbeeld een brief krijgen waarin staat dat ze tienduizend euro moeten terugbetalen. In de praktijk valt er volgens hem dan nog best wat te regelen. „Belastinginspecteurs zijn ook gewoon mensen.” Sharon Bartels, woordvoerster van de Belastingdienst, wil hierover kwijt dat ondernemers er beter aan doen zelf „op tijd aan de bel te trekken” als het mis dreigt te gaan. (Foto Foto Rick Rindertsma)
Geen opmerkingen:
Een reactie posten